5 solutions (gratuites) pour mieux travailler à la maison (mais aussi au bureau)
La révolution dans les habitudes de travail provoquée par le Covid-19, avec l’explosion inévitable et soudaine du télétravail et de l’utilisation massive du numérique, représente probablement le plus grand changement de notre époque, à partir de la diffusion massive d’Internet, de la manière dont des millions de personnes gèrent chaque jour leur activité professionnelle.
Toute personne ayant un emploi, qu’elle soit indépendante ou qu’elle soit salariée, qui ne doit pas être présente dans un lieu, s’est soudain trouvée dans la nécessité de programmer sa journée selon des paramètres complètement différents de ceux auxquels il était habitué.
Plus de machine à café, plus de réunions interminables dans une salle assiégée par des dizaines de présentations Powerpoint, plus de sollicitations continues (plus ou moins justifiées) de chefs et de collègues.
Au lieu de cela, la visioconférence avec des bureaux partagés, la possibilité de se concentrer sur le travail à faire sans interruption et les apéritifs virtuels.
Dit comme ça, tout semble beau et, surtout, facile.
Mais tous ceux qui, comme moi, travaillent exclusivement ou surtout en télétravail depuis des années, savent que ce n’est pas le cas.
La pleine et totale responsabilité des temps de production, dans un environnement que nous partageons avec notre vie privée, implique une organisation et une auto-discipline qui ne sont pas faciles à réaliser. Surtout en temps très rapides.
Heureusement, la technologie nous vient à l’aide, nous fournissant des outils qui peuvent rendre moins difficile cette entreprise et nous permettant d’obtenir les résultats désirés au travail sans tomber dans le risque du « always-connected« .
Dans cet article, je vous propose quelques outils qui, par expérience directe, peuvent faciliter la tâche d’être productifs professionnellement sans « contaminer » les temps et les espaces de la vie privée domestique.
Les suggestions concernent les parties les plus importantes du travail à distance : l’agenda, la communication, la production, le partage et la gestion du temps.
1. AGENDA
L’agenda numérique a désormais supplanté, ou du moins intégré, l’agence papier traditionnelle. Bien qu’il continue à être un fétiche pour beaucoup de gens, l’agenda en papier peut être moins rapide et moins fiable qu’un bon agenda en ligne.
En effet, les avantages de cette dernière sont fondamentaux:
– la possibilité de récupérer rapidement des rendez-vous et des notes de calendriers passés ( » c’était quand, ce rendez-vous en 2010 chez le notaire pour la fusion des deux sociétés?.. « )
– la possibilité de joindre au rendez-vous des fichiers (documents) et des notes importantes pour cet événement, sans avoir à les chercher plus loin ailleurs
– l ‘alarme !! un son, un avertissement qui nous évite d’oublier un rendez-vous ou une date limite.
Exemples : Google Calendar, Outlook Calendar, iCloud, Any.do
2. COMMUNICATION
Si vous utilisez déjà habituellement l’une des suites mentionnées ci-dessus, vous savez déjà qu’elles vous offrent les outils indispensables pour communiquer avec votre entreprise, vos partenaires ou vos clients.
Google offre non seulement Gmail, mais aussi la possibilité de créer des visioconférences en utilisant Meet, application qui permet de connecter ensemble jusqu’à 100 utilisateurs sans limite de temps et mis à disposition gratuitement par la société de Big Mountain à l’occasion des confinements forcés il y a quelques mois.
Microsoft répond avec sa suite Outlook, qui combine le service de messagerie à la possibilité de visioconférence via Skype ou via Teams.
La période de confinement a marqué le grand succès de Zoom (malgré des limites initiales de sécurité importantes, corrigées par la suite), qui restera dans l’histoire comme l’application qui a rapproché la moitié du monde à cette façon de « se rencontrer« .
Si vous cherchez plutôt des alternatives plus convaincantes pour gérer votre boîte e-mail, lisez ce post, pour decouvrir de nombreuses options efficaces.
Un conseil personnel, lié à l ‘expérience directe, est une application récente, Spike, qui combine le courrier électronique (vous pouvez synchroniser tous vos comptes e-mail), l ‘agenda, le bloc-notes et les appels, à la fois audio et vidéo. Tout gratuitement.
3. PRODUCTION
Je ne veux pas me répéter dans ce cas, mais Google, Outlook et d’autres géants du web offrent des suites pour la création et le partage de documents, feuilles de calcul, tableurs et présentations.
En plus de ces outils, je vous suggère de créer vos propres documents avec Evernote, ou avec Tusk, sa version en open-source.
Il s’agit d’applications en ligne qui vous permettent de créer des documents, même en capturant des notes du web, des photos et des notes écrites, de les rassembler dans des dossiers personnalisés et de les partager sans avoir à recourir à des échanges intenses et souvent interminables d’e-mails.
4. PARTAGE
Google Drive et Outlook OneDrive représentent les noms les plus connus d’une galaxie infinie d’applications cloud qui vous permettent de stocker et de partager vos fichiers pour les avoir toujours disponibles.
Cependant, certaines d’entre elles offrent des performances encore meilleures que les deux mentionnées et il s’agit souvent d’applications totalement gratuites. Vous pouvez en trouver les listes et les présentations par ici et par là.
5. GESTION DU TEMPS
Ceux qui travaillent à la maison savent qu’une bonne séparation et une bonne gestion du temps de travail et de la vie domestique est une entreprise titanesque.
Le risque de confondre les rôles, en nous laissant finalement un sentiment de frustration et d’inconfort, est très grand.
C’est pourquoi il existe de nombreuses applications qui permettent de « mesurer » le temps passé à l’ordinateur (ou au mobile et à la tablette), afin de nous fournir une analyse détaillée de la façon dont nous passons notre temps en ligne.
Depuis de nombreuses années maintenant, j’utilise RescueTime et je me sens très bien. Il s’agit d’une application gratuite qui vous permet de connecter jusqu’à trois appareils au même compte (pour un nombre majoritaire vous pouvez passer aux plans payants) et qui vous permet d’avoir des rapports détaillés sur la façon dont nous utilisons notre temps numérique.
Il nécessite un réglage initial minimal et simple à effectuer, pour « enseigner » à l’application la valeur spécifique des applications et des sites que nous utilisons le plus, mais en quelques clics il sera prêt à son activité automatique.
Une fois par semaine, ou quand vous le souhaitez, il vous enverra par e-mail un rapport sur la quantité et la qualité du temps que vous avez passé face à un écran interactif.
Avez-vous des questions, des suggestions ou des curiosités au sujet de cet article?
N’hésitez pas à me contacter, je serai heureux de vous répondre.